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iOSDC 2016 参加レポート(当日スタッフ:受付)

@kanamorit です。よろしくどーぞ。
iOSDC 2016 に当日スタッフとして参加しました。

iosdc.jp

「ブログを書くまでが iOSDC です。」

というお達しがあったので、その時のことを書こうと思います。

私は 当日スタッフ として参加したのですが、コアスタッフと呼ばれる初期の頃から参画されている中心人物達とは別に、当日のお手伝いをする形でした。
その当日スタッフもいくつかの仕事に割り振られるわけですが、希望した「受付」を担当させてもらえたのでそこで感じたことをつらつらと書きます。
(セッションの内容などは他の方の記事を見ていただけたらと思います。)

受付作業

概要

今回、受付で行った作業は以下の 5 つです。
午前中はこれらを12~14人くらいで分担しました。

  1. チケットの QR コード読み取り
  2. ノベルティの受け渡し
  3. ネームカードの受け渡し
  4. 懇親会用リストバンドの受け渡し(参加者のみ)
  5. Tシャツ受け渡し

作業がそこそこあるとは言え、そんなに人数が必要かな?と思われるかもしれませんが、
3.~5. までの作業は参加される方に応じて個別対処の必要がありました。

  • 3.はチケット購入画面を確認して特定のネームカードを渡し、
  • 4.は懇親会に参加するかどうかをネームカードに貼った付箋で判断してリストバンドを渡し、
  • 5.はネームカードに書かれた参加区分+服のサイズを確認して適切なものを渡す

という作業を来場者本人にも間違いがないか確認しつつ進めています。

【全体図】 (手書きで見にくいですがご了承ください) f:id:kometubuo:20160825011112j:plain

受付改善作業

前夜祭の日に集まってその場で受付の流れを確認し、スタッフ同士で練習し、あれやこれやと改善案を出し合ってという具合で進行しました。
前夜祭は平日ということもあり人が少ないことが想定され、練習にはうってつけだったというのも幸いしました。
そこで実際に改善したのは以下です。

ノベルティ受け渡しの場所変更

もともとは以下の図 2 番の位置でノベルティをお渡しする、という手順でした。

【最初の構成】 f:id:kometubuo:20160825011249j:plain

  • 渡すものが連続しすぎて説明が追いつかない
  • 受け取る側もあれやこれや次々に渡されて大変
  • 来場者が増えると捌ききれないと判断

ということで必ず渡すノベルティについては受付最初で渡すことにしました。

案内板の設置

来場者ごとにネームカードが別となっているため、購入チケットの 区分番号 を確認して
所定のカードが置かれた列へ振り分けるという行程がありました(その役目が分配役)

これについて以下の役に立つのでは?と案内板を設置して書き込みをしていました。

  • 各列のカード情報
    • 分配役が誰をどの列に誘導すべきかを知るため
  • 受付開始〜終了までの流れ
    • 列への振り分けを待っている方が現状を把握するため

そしていざ受付開始となったら、各列のカード情報については役立ったようですが、
受付の流れに関してはあまり役立った印象はありませんでした。

列への振り分け待ちが発生するほど大挙するという場面がなかったんです!!!

ネームカードの置き方調整

100 枚くらいの束を 20 枚くらいずつに分けて置いた、というだけです!
カードの束から目的の 1 枚を探すのはなかなか大変だったのです!

細かな配置の修正

  • 来場者が進行方向間違えないようイスでブロックしたり
  • Tシャツの受け渡しをしやすいように箱の位置を動かしたり
  • 受付スタッフ用にイスを持ってきてみたり
  • 人の入りが少なくなったら作業スペース縮小したり

などなどそれぞれで気づいたところを細々と調整しています。

改善余地

何度もスマホ画面を見せてもらう必要がありお互いに面倒

受付番号と購入区分の確認のため

  • 1.QR読み取り と 3.ネームカード受取 を同じ場所で行えば、その先はネームカードの確認のみで済むためスムーズだったかも。
    • つまりは、 受付ゾーン と ノベルティゾーン の分離
  • 問題は作業スペースの確保

ネームカードを受け取った方が、Tシャツに目もくれず進もうとする事が何度か発生

受付に人だかりが出来ると、それを迂回する形になるためそのまま進んでしまう結果に。。。

  • 一応案内板に書いてたけど見てもらえてなかった
  • これも 受付ゾーン と ノベルティゾーン の分離で解決できていたかも

【迂回する図】 f:id:kometubuo:20160825011253j:plain

どこで人数を減らしてよいのか、交代タイミングはどうするか、がうまく決まらなかった

来場者の流れが掴めない、というところがあったため人数調整が曖昧な感じでした。
(エンジニアは基本昼くらいに来るんじゃない?みたいな説も飛び交っていました)

長めに受付作業を続けた方もいて、時間分配次第では柔軟に休憩するなり他の場所へ目を配れたりといったことも出来たかもなぁと思います。

当日進行

当日は TL 監視をしながら slack で連絡を取り合っていました。
主に全体に気を配る担当の方々が中心となり、

  • 空調の調整をしたり、
  • 会場のライトの加減を変えてみたり、
  • 発表者の飲料水を調達したり、
  • アナウンスの内容を伝達し合ったり、
  • 人手が必要になった所へ要請をかけたり、

といった具合です。

その場での気づきをすぐに共有し、次々に改善していく、スタッフのレベルの高さが感じられて非常に刺激になりました。

また、実行委員長の長谷川さんが方々に出現し、トラブルを小さなうちからスピード解決していただけたので大きなトラブルとなるものはありませんでした。(さすが!)
(受付作業自体にいくつかミスもあり、ご迷惑をおかけした方々にはこの場をお借りして謝罪申しあげます m( )m)

全体を通して

楽しい(^q^)

1日まるまる本当に楽しかったです。
それなのに前夜祭もあれば、事前準備会(親睦会)もあって全部楽しい!
何が楽しいって「同じく成功を願う人たちと活動できる」という空気感がイイ!
そして友人も増えました!やったね☆

美味しい(^p^)

懇親会の食事がすごかった。。。
その場で作るチーズバーガー(潰れてない)やケバブサンドに数々の料理、鞠花のビールサーバがあったり BrewDog が飲み放題(に近い状態)。
当日スタッフも美味しく召し上がらせていただきました(^p^)
スポンサー様ありがとうございます!!

無理がない(^-^)

これはひとえにコアスタッフの方々と周りのみなさんのおかげでした
しっかり段取りされており、それぞれが役目を果たし、終始順調に進みました。
サポートしあえる人数がいたこともとても良かったです。

まとめ

つらつらと感じたことを書いてしまいましたが、つまるところ、

iOSDC 最高でした!

スポンサーとして支援いただいた企業様、個人の方々、本当にありがとうございました。
委員長の長谷川さんはじめ、コアスタッフや当日スタッフのみな様、ご苦労様でした。
参加された方も楽しんでもらえたのなら私もスタッフ参加してよかったと思えます。

きっと来年も開催されると信じています!
来年もみなさんで盛り上げましょう!!
そのために今から iOSDC スゴイ感を吹聴していきましょう!!!

リンク集

iOSDC

https://iosdc.jp

AbemaTV

Youtube